Il procedimento si articola secondo due possibilità:
a) quando il fabbricato ha già avuto l'assegnazione del numero civico interno/esterno, ma risulta privo della specifica piastrella per rottura, distacco, manutenzione, ecc...
b) quando il fabbricato è di nuova costruzione e perciò è privo di numerazione.
Nel primo caso il cittadino deve recarsi all'Ufficio Toponomastica, negli orari di apertura al pubblico, munito di documentazione comprovante l'attuale stato di fatto del fabbricato (permesso di costruire con elaborati grafici o disegni catastali). Il richiedente dovrà sottoscrivere lo specifico modulo di domanda della numerazione. Nel caso di sola numerazione civica esterna, il richiedente dovrà versare l'onere per l'apposizione della/e piastrella/e. Entro 15 giorni la ditta incaricata dal Comune di Ravenna provvederà al montaggio della piastrella. Per quanto riguarda la numerazione civica interna mancante, il cittadino deve segnalare la circostanza all'Ufficio Toponomastica, sia nel caso in cui il civico interno non sia mai stato assegnato, per consentire alll'Ufficio di provvedervi, sia nel caso in cui l'interno sia già stato assegnato, ma la piastrella non sia più collocata nella sua sede originaria per i più svariati motivi (rottura, distacco, ecc...). In entrambi i casi il cittadino dovrà provvedere all'apposizione della piastrella mancante (ai sensi dei commi 2 e 3 dell'articoli n. 11 e dell'articolo n. 14 del Regolamento sulla Toponomastica e la numerazione civica comunale). Qualora non vi abbia provveduto entro 30 giorni, lo farà il Comune rivalendosi sul richiedente stesso.
Nel secondo caso, all'atto della presentazione allo Sportello Unico dell'Edilizia (SUE) della documentazione dell'inizio lavori, dovrà essere compilato l'apposito modulo denominato "Rilevamento dati Toponomastica e SIT", attraverso il quale si fa richiesta dell'assegnazione della numerazione civica interna ed esterna. Sulla base della documentazione allegata a tale modulo (copia del permesso di costruire/DIA, stralcio della cartografia di base 1:2000, elaborato grafico) , l'Ufficio provvederà ad assegnare la numerazione, che verrà comunicata mediante apposita lettera al richiedente. Assieme alla comunicazione verrà allegato il bollettino per il pagamento dell'onere, da effettuarsi entro 90 giorni dal ricevimento. Il proprietario, all'atto dell'ultimazione della costruzione, dovrà comunicare all'Ufficio Toponomastica (o recandosi all'Ufficio oppure tramite telefono, fax o e-mail) tale circostanza. L'Ufficio provvederà entro 15 giorni dalla comunicazione all'apposizione.