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Richiesta di accesso documentale (documenti amministrativi)


Denominazione procedimento
Richiesta di accesso documentale (documenti amministrativi)
Descrizione procedimento

Il Comune di Ravenna garantisce a tutti i cittadini l’esercizio del diritto di accesso, cioè il diritto di esaminare ed avere copia dei documenti amministrativi dalla stessa creati o detenuti, allo scopo di favorire la partecipazione e di assicurare la trasparenza e l’imparzialità dell’azione amministrativa.

Quali documenti si possono esaminare ed avere in copia?
Tutti i documenti amministrativi del Comune sono accessibili, ad eccezione di quelli riservati per espressa indicazione di legge e fatte salve le esigenze di riservatezza di altri soggetti citati nei documenti richiesti.
Non sono accoglibili richieste generiche, che non forniscano gli elementi necessari all’esatta individuazione della documentazione da rilasciare e non sono comunque ammissibili istanze di accesso preordinate ad un controllo generalizzato dell'operato delle pubbliche amministrazioni.

Chi decide sulla domanda di accesso e quale può essere l’esito della decisione?
Sulla domanda deciderà il dirigente o il responsabile della struttura competente a produrre o detenere la documentazione richiesta nella domanda. La domanda di accesso può avere 4 diversi tipi di esito, che devono essere sempre comunicati per iscritto al richiedente:

  • Accoglimento: la domanda viene ritenuta completa e fondata su un interesse tutelato dall’ordinamento e collegato ai documenti di cui si chiede visione o copia; pertanto, tutta la documentazione viene messa a disposizione del richiedente.
  • Limitazione: la domanda viene ritenuta completa e fondata, tuttavia, per esigenze di riservatezza o per altre ragioni previste dalla legge, può essere messa a disposizione del richiedente solo una parte della documentazione.
  • Differimento: la domanda viene ritenuta completa e fondata, tuttavia non può essere accolta immediatamente, ma solo in un secondo momento, indicato dall’Amministrazione.
  • Rifiuto: la domanda non può essere accolta.

La limitazione, il differimento e il rifiuto devono essere motivati e sono ammessi solo in alcuni casi, stabiliti dall’art. 24 della Legge n. 241/1990 e dal Regolamento sulla disciplina organizzativa per l’esercizio del diritto di informazione e di accesso agli atti e ai documenti amministrativi e del diritto di accesso civico a documenti e dati detenuti dal Comune di Ravenna.

Il Procedimento
La data di presentazione, al fine del computo dei termini, è quella in cui l’istanza perviene all’Amministrazione e, rispettivamente, la ricevuta di avvenuta consegna, il rapporto di trasmissione, la ricevuta di ritorno ovvero il timbro di arrivo dell'Amministrazione equivalgono a comunicazione della ricezione dell’istanza.
La richiesta, debitamente e correttamente compilata, una volta ricevuta e protocollata, viene trasmessa al Settore/Servizio interessato per gli adempimenti di competenza.
Se la richiesta è irregolare o incompleta, entro dieci giorni il responsabile del procedimento ne dà comunicazione al richiedente con ogni mezzo idoneo a comprovarne la ricezione, invitandolo a regolarizzare l’istanza nel termine di dieci giorni dal ricevimento della medesima, trascorso il quale l’istanza viene archiviata. La richiesta di integrazione dell’istanza interrompe il termine di conclusione del procedimento che ricomincia a decorrere dalla presentazione della richiesta corretta e completa.
Nel caso in cui il soggetto nell’istanza indichi un Settore/Servizio diverso da quello competente, il Settore/Servizio che ha erroneamente ricevuto l’istanza la trasmette d’ufficio a quello competente ad evaderla, senza ulteriore aggravio del procedimento, assegnandola per competenza attraverso i programmi di gestione informatica in uso presso l'Ente.
Il responsabile del procedimento è tenuto a dare comunicazione dell’istanza ai soggetti controinteressati, individuati o facilmente individuabili, che dall’esercizio dell’accesso vedrebbero compromesso il loro diritto alla riservatezza, mediante invio di copia dell’istanza con raccomandata con avviso di ricevimento o per via telematica per coloro che abbiano consentito tale forma di comunicazione.
I controinteressati entro dieci giorni dal ricevimento della predetta comunicazione possono presentare motivata e documentata opposizione alla richiesta di accesso. La notifica ai controinteressati costituisce causa di interruzione dei termini di conclusione del procedimento.
Accertata la notifica della comunicazione e decorso il suddetto termine, da computarsi dall'ultima ricezione, il responsabile del procedimento assume la propria decisione in merito alla richiesta di accesso e conclude il procedimento con adeguata motivazione.

Cosa fare se la domanda d’accesso viene respinta o differita?
In caso di diniego dell'accesso, espresso o tacito, o di differimento dello stesso, l'istante può richiedere al difensore civico competente per ambito territoriale, ovvero, qualora tale organo non sia istituito, al difensore civico competente per l'ambito territoriale immediatamente superiore, che sia riesaminata la suddetta determinazione. In tale caso, il ricorso deve essere notificato anche al Comune di Ravenna.
Il richiedente può inoltre presentare ricorso al Tribunale Amministrativo Regionale. Le controversie relative all'accesso ai documenti amministrativi sono disciplinate dal Codice del Processo Amministrativo di cui al D.lgs. n. 104/2010 e successive modificazioni e integrazioni.

Responsabile del Procedimento
Il responsabile del procedimento è il dirigente competente a formare il documento o ad adottare l'atto, purché detenuto dall'Amministrazione
Costi

L’esercizio del diritto di accesso mediante l’esame dei documenti amministrativi è gratuito come anche il relativo invio telematico, qualora contenuti su supporti informatici ab origine, mentre per i restanti casi e per il rilascio di copia cartacea è subordinato al rimborso dei costi di riproduzione, ricerca e visura nelle modalità e misure stabilite dall’amministrazione - tabella dei costi consultabile nella sezioni “Allegati”.
Restano comunque salve le vigenti disposizioni in materia di bollo per il rilascio di copie conformi di originali, e di diritti di segreteria, ove dovuti, salvo le relative esenzioni

Documentazione da allegare alla domanda

L'istanza deve contenere almeno le seguenti informazioni:

  • l’identità dell’interessato, comprovata da fotocopia del documento di identità, in corso di validità, ed in caso di poteri rappresentativi, da idonea documentazione comprovante il titolo di rappresentanza;
  • gli estremi del documento oggetto della richiesta ovvero gli elementi necessari ad una sua facile e corretta individuazione;
  • l’interesse, diretto, concreto ed attuale, connesso alla richiesta e, ove occorra, la comprova del medesimo.
  • La modalità di trasmissione della documentazione richiesta

La P.A. non è tenuta ad elaborare dati in suo possesso al fine di soddisfare le richieste di accesso.

Tempi di conclusione del procedimento
Fatte salve le cause legittime di sospensione ed interruzione del termine e fatto salvo l’accesso informale, la visione o l’estrazione di copia dei documenti è consentita entro trenta giorni dalla presentazione della richiesta salvo che non siano necessari termini più ampi, comunque definibili in novanta o massimo centottanta giorni, tenuto conto della particolare tipologia della richiesta.

Modalità di presentazione della domanda

Requisiti del soggetto che presenta domanda di avvio del procedimento
Il diritto di accesso a è esercitabile dagli interessati, ossia da chiunque abbia un interesse concreto, diretto ed attuale, pubblico o privato, corrispondente ad una situazione giuridicamente tutelata e collegata ai documenti oggetto della richiesta di accesso, compresi i portatori di interessi diffusi costituiti in associazioni o comitati.

Modalità di presentazione della domanda
L'istanza, redatta su apposita modulistica reperibile presso lo Sportello Polifunzionale (URP) del Comune, sul sito internet istituzionale “Amministrazione Trasparente” http://www.trasparenzaealbo.comune.ra.it Altri Contenuti – Accesso Civico -e scaricabile anche da questa pagina (nella sezione “Allegati”), può essere presentata al Comune di Ravenna con le seguenti modalità:

  1. per via telematica, all'indirizzo di posta elettronica certificata comune.ravenna@legalmail.it secondo le modalità previste dal Codice dell’Amministrazione Digitale di cui al D.lgs. n. 82/2005 e successive modificazioni ed integrazioni;
  2. via fax o via mail ordinaria al servizio/u.o. che detiene i documenti oggetto della richiesta;
  3. a mezzo del servizio postale con posta raccomandata con avviso di ricevimento inviata alla sede del Comune, Piazza del Popolo n.1 - 48121 Ravenna;
  4. brevi manu: direttamente e personalmente, ovvero su delega, presso lo Sportello Polifunzionale (URP) del Comune di Ravenna - Viale Berlinguer 68 –(aperto dal lunedì al venerdì 8.00-13.00 e martedì e giovedì 14.30-16.30 – sabato dalle 8.30 alle 12.30)- quale ufficio competente a fornire agli utenti le spiegazioni ed informazioni utili.

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I numeri di fax e le mail ordinarie a cui trasmettere la richiesta d’accesso sono disponibili, oltre che nella sezione allegati, anche nel sito istituzionale – alla sezione Amministrazione Trasparente, Altri contenuti-Accesso civico.
Nel caso si presenti la domanda di accesso per conto di terzi o in qualità di legale rappresentante, si precisa che le eventuali deleghe di rappresentanza possono essere prodotte anche attraverso una dichiarazione sostitutiva di certificazione ai sensi dell’art. 46 D.P.R. 445/2000 (Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa).